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开过很多会,但仍然学不会组织会议?|2018宁夏省考面试

2018-06-07 14:32:07 公务员考试网 http://nx.huatu.com/gwy/ 文章来源:宁夏华图

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  初进入公务员团队的小伙伴做的最多的就是政府基础工作,对于公职单位来说,会议组织是必不可少的工作事务。然而,由于单位领导众多、会议形式多样、开会主题不一、会议时间和场地经常出现冲突等因素,此时如果会议组织者对会议事务缺乏相应的了解和管理,就会造成会议议程混乱,低效会议等情况。这些情况对于一个新进公务员来说无疑是打击积极性的,甚至很多新进公务员想不明白,为什么一个简单的“众人讨论”活动就这么难呢?其实,会议并不是简单的组织一些人,找一个地方讨论几句话就了事的事情,而是一个要面面俱到的活动实务。那么,考生们在作答会议相关的组织计划类题目时需要注意哪些方面?怎样作答才能给考官一种既客观又细致的感觉呢?今天,就来为大家解答这个问题。

  首先,会前一定要做到心中有数。会议分为很多类型,其中包括内部会议和外部会议、小型工作会议和大型座谈会、研讨会等等。考生在作答之前一定要分清楚会议的性质,这样有助于在组织的过程中按照会议需求开展工作。

  在确定好会议性质后,应对不同会议组织者需要做好的相应工作。在会议开始之前一定要做好人、物、地、时和其他相应准备。与会人员要根据会议情况确定谁出席、谁适合参加会议或者需要参加会议,会议地点要按照会议规模选择适宜的场地,如较小型的会议可以选择在单位的会议室,而较为大型的会议可以选择职工活动中心等,会议时间一定要参考与会人员的时间表,以避免会议时间冲突,在确定好时间和地点后可以将详细情况通知给与会人员,便于他们提前安排好其他工作。

  在会议大框架确定下来后,小的细节也要考虑周全,如需不需要则悬挂会议横幅、要讨论哪些问题、范围过大的议题是否需要细化成几个小议题、会议需要准备哪些物资、是否需要用到咖啡、茶水或小点心等问题都应在会前予以解决。

  其次,会前准备到位后需要考虑的是会议能否按照自己预期有序进行。因此,要在会议开始前30分钟~60分钟布置会场,比如调节调试设备,散开会场进出门,调整灯光、空调、通风,摆放纸笔、茶水等。为了使会议取得一定的效果,作为会议主持人应做到协调和控制,其中包括:让与会人员尽快的熟悉起来,其间有效控制会议进程,避免会议讨论跑题或议而不决,控制会议时间,提供会议相应服务等。整个会议过程一定要做好相应的会议记录,以为后期学习提供方便。

  最后,会议结束并不意味着自己的工作结束。在与会人员离去后要进行会议现场整理,如关闭仪器、照明电源和门窗等,撤下相应物资并清扫会场。在会场环境恢复原状后要对会议纪要形成文字记录,并安排专人跟进相关决议的落实,总结自己在此次计划组织过程中的经验教训。

  如此,一项会议的组织计划才算是作答完整。不知道各位考生们明白了吗?

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